Zahlungserinnerung und Mahnung

Zahlungserinnerung und Mahnung gehören zu den wichtigsten Geschäftsbriefen, die in der Praxis leider unverzichtbar sind. Wenn Kunden eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlen, hilft in den meisten Fällen zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung. Ist das nicht der Fall, erfolgt im nächsten Schritt üblicherweise eine förmliche Mahnung, ggf. auch eine zweite oder letzte Mahnung. Im Anschluß daran hilft meist nur noch ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Zahlungsklage.

Inhalt:

  1. Zahlungsaufforderung
  2. Freundliche Zahlungserinnerung
  3. Schriftliche Mahnung
  4. Letzte Mahnung
  5. Gerichtliches Mahnverfahren

1. Zahlungsaufforderung

Früher oder später hat jeder selbständige Unternehmen mit Kunden zu tun, die eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlen. In den meisten Fällen geschieht das aus Versehen, so dass eine freundliche Zahlungsaufforderung in Form einer Zahlungserinnerung immer die 1. Wahl ist. Jeder selbständige Unternehmer muß auf diesem Gebiet seine eigenen Erfahrungen sammeln, um den richtigen Umgang mit säumigen Kunden zu lernen. Wichtig ist jedoch, nicht zu resignieren oder aus Unwissenheit, Bequemlichkeit oder Gutmütigkeit auf den Ausgleich einer Rechnung zu verzichten.

2. Freundliche Zahlungserinnerung

Eine freundliche Zahlungserinnerung ist regelmäßig das richtige Mittel und 1. Wahl, um einen säumigen Kunden an die Zahlung einer offenen Rechnung zu erinnern. Vereinfacht kann man auch nochmals eine Kopie der Rechnung zusenden. Oft hilft auch eine freundliche, telefonische Erinnerung an die Bezahlung der Rechnung. Inhaltlich sollte eine Zahlungserinnerung folgende Angaben beinhalten:

  • Betreff: Bezeichnung als Zahlungserinnerung und Angaben zur offenen Rechnung (KuNr., Rechnungs-Nr., Rechnungs-Datum)
  • Danksagung für den Kauf oder den Auftrag,
  • Bezeichnung der gelieferten Ware oder der ausgeführten Leistung,
  • Freundliche Erinnerung an die Bezahlung der Rechnung.

Je nach Kunde und Dringlichkeit der Forderung kann man bereits in der Zahlungserinnerung eine Frist zur Bezahlung der Rechnung setzen (Muster einer freundlichen Zahlungserinnerung). Ist diese dann abgelaufen, folgt die förmliche Mahnung.

3. Schriftliche Mahnung

Die förmliche Mahnung folgt der Zahlungserinnerung und ist die an den Schuldner gerichtete deutliche Aufforderung zur Bezahlung einer offenen Rechnung. Es handelt sich rechtlich um eine formlose, einseitige empfangsbedürftige Erklärung des Auftraggebers bzw. Gläubigers (Muster einer Mahnung).

a) Beispiel einer Mahnung

Inhaltlich kann eine Mahnung mit Zahlungsaufforderung wie folgt formuliert werden:

Sehr geehrter Herr Meier,

am 14.10.2019 haben Sie von uns pünktlich und ordnungsgemäß die von Ihnen bestellte Schokolade erhalten. In der vergangenen Woche haben Sie von uns bereits eine freundliche Zahlungserinnerung bezüglich der Rechnung vom 12.10.2019 mit der Rechnungsnummer 2019-198 erhalten. Darin hatten wir Sie zur Bezahlung bis spätestens 31.10.2019 gebeten. Leider konnten wir trotz Zahlungserinnerung auch zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir fordern Sie daher hiermit nochmals auf, die genannte Rechnung bis zum 14.11.2019 durch Überweisung auf unser angegebenes Konto zu begleichen.

b) Klare und eindeutige Zahlungsaufforderung

Die in der Mahnung enthaltene Zahlungsaufforderung muss zwar eindeutig sein, bedarf zu ihrer Wirksamkeit jedoch weder einer Fristsetzung noch der Androhung von Konsequenzen. Es ist ausreichend, wenn der Gläubiger bzw. Auftragnehmer klar und eindeutig erklärt, dass er die geschuldete Leistung verlangt. Auch die Form und Bezeichnung als Mahnung ist nicht relevant. Eine förmliche Mahnung zeigt jedoch die Ernsthaftigkeit des Verlangens. Im Zweifel ist ein professionelles Muster einer Mahnung hilfreich.

Folgende Erklärungen oder Fragen haben in einer Mahnung nichts zu suchen, weil sie Zweifel an der Eindeutigkeit der Zahlungsaufforderung erregen:

  • "Der Bezahlung der Rechnung xy wird gern entgegengesehen."
  • "Erklären Sie sich bereit, die Rechnung xy zu bezahlen".
  • "Die Forderung xy ist seit ...... fällig."
  • "Ich wäre dankbar, wenn die Rechnung xy bis zum .... bezahlt wird."

c) Inhalt einer Mahnung

Bestehen gegenüber einem Kunden bereits mehrere Forderungen aus offenen Rechnungen, muss aus der Mahnung deutlich zu erkennen sein, auf welche Rechnung8en) sich die Mahnung bezieht. In jedem Fall sollte eine Mahnung die Daten enthalten, die auch in einer freundlichen Zahlungserinnerung enthalten sein sollten:

  • Betreff: Bezeichnung als Mahnung und Angaben zur offenen Rechnung (KuNr., Rechnungs-Nr., Rechnungs-Datum);
  • Danksagung für den Kauf oder den Auftrag (entfällt in der Mahnung, wenn bereits eine Zahlungserinnerung erfolgt ist);
  • Bezeichnung der gelieferten Ware oder der ausgeführten Dienstleistung;
  • Eindeutige Aufforderung zur Zahlung der offenen Rechnung;
  • Angabe der Zahlungsfrist, innerhalb derer Sie die Zahlung erwarten.

d) Muster und Vorlagen einer Mahnung

4. Letzte Mahnung

 

5. Gerichtliches Mahnverfahren

Jeder Unternehmer muss selbst bestimmen, wie mit säumigen Kunden umzugehen ist und in welchem Stadium die Angelegenheit einem Rechtsanwalt oder Inkassobüro übergeben wird. Aus meiner Sicht sind eine freundliche Zahlungserinnerung und eine erste Mahnung ausreichend, um einem Kunden die freiwillige Bezahlung einer Rechnung zu ermöglichen. Anschließend ist dem Schuldner mittels einer letzten Mahnung zeitnah und unmißverständlich mitzuteilen, dass nunmehr ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.

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