Geschäftsbriefe richtig schreiben

Formale Geschäftsbriefe sind in vielen Situationen für einen Unternehmer unverzichtbar, sei es in Form eines Schreibens per Post oder elektronisch per E-Mail. Ein förmlicher Geschäftsbrief ist immer dann angesagt, wenn etwas "schwarz auf weiß" festzuhalten ist.

Inhalt:

  1. Geschäftsbriefe richtig schreiben
  2. Grundlegende Hinweise zum Geschäftsbrief
  3. Richtige Anschrift des Empfängers
  4. Das Datum im Geschäftsbrief
  5. Betreff im Geschäftsbrief
  6. Richtige Anrede des Empfängers
  7. Briefabschluss bei Geschäftsbriefen
  8. Anlagen zu Geschäftsbriefen

1. Richtig Geschäftsbriefe schreiben

Geschäftsbriefe sagen in der Regel mehr über ein Unternehmen aus, als dies manchem Geschäftsführer oder Freiberufler bewusst ist. Neben Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik entscheidet auch der Stil eines Geschäftsbriefs darüber, wie er auf den Empfänger wirkt. Bevor Sie mit einem Geschäftsbrief beginnen, sollten die folgenden Fragen zumindest gedanklich geklärt sein:

  • Warum schreibe ich?
  • Was ist der Zweck meines Schreibens?
  • Wer ist der Empfänger?
  • Wie wird/soll er auf mein Brief reagieren?
  • Was muss/will der Empfänger wissen?
  • Was ist für ihn wichtig?
  • Schreibe ich einen förmlichen Brief oder reicht eine E-Mail?

Nach Beantwortung dieser Fragen lässt sich der Stil und die Form des Geschäftsbriefs an den Empfänger und an die Veranlassung anpassen. Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger sehr beschäftigt ist und sich freut, wenn er die relevanten Informationen vollständig und schnell aus dem Brief entnehmen kann, idealerweise schon aus der Betreff-Zeile. Die Entscheidung zwischen förmlichem Brief und E-mail ist neben vielen anderen Aspekten auch vor allem davon abhängig, ob dem Schreiben eine Beweisfunktion zukommt (z.B. Auftragsbestätigung, Bestellung, Kündigung oder Letzte Mahnung).

2. Grundlegende Hinweise zu Geschäftsbriefen

Schreiben Sie bewusst und überlegt und vermeiden Sie irgendwelche Floskeln. Geschäftsbriefe beginnt man nicht mit "Ich", weil dies von vielen Geschäftsleuten nach wie vor als unschön empfunden wird. Bleiben Sie neutral, sachlich und ungezwungen. Eine überhöhte Ausdrucksweise mit dem krampfhaften Bemühen um eine gewählte Sprache führt meistens nicht zum gewünschten Erfolg. So macht man es also nicht:

"Ihren geschätzten Brief in Händen haltend, habe ich mir erlaubt, dazu höflichst anzumerken, dass ich in einigen Punkten nicht Ihren werten Aussagen zustimmen kann."

Besser ist es so:

"Vielen Dank für Ihren Brief vom ... Einigen Ihrer Aussagen kann ich leider nicht zustimmen. "

Halten Sie sich kurz und kommen Sie schnell auf das Wesentliche. Ein langer Brief ist nicht deshalb besser, weil er lang ist. Beim Geschäftsbrief zählt das Motto:

"In der Kürze liegt die Würze."

Bedenken Sie, dass Ihr Adressat möglicherweise sehr viel zu tun hat und daher erfreut ist, wenn er von Ihnen eine kurze prägnante Nachricht erhält. Streichen Sie daher die leider immer noch sehr verbreiteten Einleitungen wie folgende:

  • "Wir möchten Ihnen mitteilen, dass ..." oder
  • "unter Bezugnahme auf Ihr Schreiben vom ... teilen wir Ihnen mit, dass wir mit Ihren Vorschlägen einverstanden sind."

Worauf Sie reagieren, können Sie im Betreff bezeichnen. Dann weiß jeder Bescheid. Beenden Sie einen Geschäftsbrief mit der üblichen Grußformel "Mit freundlichen Grüßen". Hierbei machen Sie nichts falsch.

3. Richtige Anschrift des Empfängers

a) Anschriften im Inland

Anschriften auf Postsendungen im Inland werden nicht mehr durch Leerzeilen untergliedert. Der Bestimmungsort wird nicht unterstrichen. Zusätze und Vermerke Per Einschreiben Anrede/Bezeichnung Herrn Firma, Name Hans Mustermann Postfach/Straße/Nr. Musterstrasse 11 PLZ, Ort 80333 München Die früher übliche Leerzeile zwischen Strasse und Wohnort gibt es nicht mehr.

b) Anschriften im Ausland

Bei Geschäftsbriefen ins Ausland werden Bestimmungsort und Bestimmungsland ohne vorangehende Leerzeile groß geschrieben. Landeskennzeichen werden heute nicht mehr verwendet. Zusätze und Vermerke Per Einschreiben Anrede/Bezeichnung Herrn Firma, Name Dr. Hans Mustermann Postfach/Straße/Nr. Musterstrasse 11 PLZ, Ort 1121 WIEN Bestimmungsland ÖSTERREICH

c) Firmenanschriften

Bei Firmenanschriften können Sie auf "Firma" verzichten, wenn dies bereits aus dem Firmenname ersichtlich ist. Zusätze und Vermerke Per Einschreiben Firma Mustermann GmbH Postfach/Straße/Nr. Musterstrasse 11 PLZ, Ort 80333 München

d) Vertraulichkeitsvermerke

Es gilt der Grundsatz, dass Firmenpost von allen Mitarbeitern geöffnet werden darf, wenn der Empfängername nach der Firmenbezeichnung erscheint. Umgekehrt gilt ein Schreiben als vertraulich, wenn der Empfängername vor der Firmenbezeichnung erscheint. Zusätzlich können Sie noch den Vermerk "Persönlich" verwenden. Zusätze und Vermerke Persönlich Anrede/Bezeichnung Herrn Name Hans Fröhlich Firma Mustermann GmbH Abkürzungen wie "z.Hd." oder "z.H." werden heute nicht mehr verwendet.

4. Das Datum im Geschäftsbrief

Die korrekte Angabe des Datums kann bei Briefen im Inland wie folgt lauten: 30.09.2008 30. September 2008 International ist folgende Datumsangabe üblich: 2008-09-30

5. Betreff bzw. Betreffzeile

Die Betreffzeile ist sozusagen die Inhaltsangabe des Geschäftsbriefs, ohne diese jedoch als "Betreff" zu benennen. Es heißt also einfach:

  • Ihre Bestellung vom 15.11.2019
  • Unsere Besprechung vom 30.11.2019
  • Ihr Schreiben vom 30.10.2019

Die Angaben in der Betreff-Zeile sollten so prägnant wie möglich sein, so dass der Empfänger schon hieraus entnehmen kann, um was in dem Brief geht. Idealerweise verwendet man hier Kundennummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern oder ähnliches, sofern vorhanden.

6. Richtige Anrede des Empfängers

a) Briefe an unbestimmte Personen

  • Sehr geehrte Damen und Herren,
  • Sehr geehrte Damen, oder
  • Sehr geehrte Herren,

b) Briefe an bestimmte Personen

Bei Geschäftsbriefen an bestimmte Personen sind heute folgende Anreden üblich:

  • Sehr geehrte Frau Müller,
  • Sehr geehrter Herr Maier,
  • Guten Tag Frau Weber,

Sind Sie mit dem Empfänger vertraut, können Sie auch folgende Anrede verwenden:

  • Lieber Herr König,
  • Hallo Peter,

Haben die Empfänger einen Titel wie Dr. oder Prof., wird dieser vor dem Nachnamen verwendet. Tun Sie dies auch, da diese Personen oftmals eine lange Zeit ihres Lebens verwendet haben, um diesen Titel zu erlangen und daher in der Regel auch Wert auf diesen legen. Wenn nicht, haben Sie nichts falsch gemacht. Bei Ehepaaren redet man jeden Ehepartner einzeln an. Beginnen Sie mit der Frau.

7. Briefabschluss

a) Grußformeln

Im geschäftlichen Bereich verwenden Sie am besten die übliche Formulierung:

  • Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie den Empfänger besser kennen, können Sie auch folgende Grußformeln verwenden:

  • Mit den besten Grüßen
  • Beste Grüße aus München
  • Herzliche Grüße
  • Herzlichst

b) Zusätze

Zusätze können entweder vor der handschriftlichen Namenszeichnung oder vor der maschinellen Wiedergabe des Namens stehen. Der Ranghöhere unterzeichnet links. Folgende Abkürzungen sind für Zusätze gebräuchlich:

  • i.A. ("im Auftrag")
  • i.V. ("in Vertretung")
  • ppa. ("per Prokura")

8. Anlagen zu Geschäftsbriefen

Der Anlagenvermerk erscheint mit mindestens 3 Leerzeilen Abstand unter der Grußformel.

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